מדיניות פרטיות

1. מי אנחנו

השירות מופעל על ידי [שם החברה המפעילה] בע״מ, ח.פ. [מספר חברה] ("xlex", "אנחנו"). מדיניות זו מסבירה איזה מידע אישי אנו עשויים לאסוף בקשר לאתר xlex.co.il, לממשקי ה-API ולשירות ("השירות"), כיצד אנו עשויים להשתמש בו ומהן זכויותיכם. היא חלה על משתמשים, על נמענים וחותמים, ועל מבקרים באתר. המדיניות מהווה חלק מתנאי השימוש.

2. תפקידנו לגבי המידע

• מידע על משתמשים ומבקרים באתר (חשבון, התחברות, תשלום, פניות) — xlex היא בעלת השליטה במידע ("בעל מאגר").
• מסמכים, תוכן ומידע על נמענים וחותמים — המשתמש ששלח את המסמך הוא בעל השליטה במידע, ו-xlex מחזיקה ומעבדת אותו מטעמו ולפי הוראותיו, כמפורט בהסכם עיבוד המידע. נמען או חותם שמבקש לממש זכות לגבי מסמך מסוים מתבקש לפנות קודם לשולח; פנייה שתגיע אלינו עשויה להיות מועברת אליו.

3. איזה מידע אנו עשויים לאסוף

מידע שמשתמשים מוסרים

• פרטי חשבון: שם, אימייל, שם הארגון, תפקיד והרשאות בצוות; גיבוב של הסיסמה; מזהה חשבון Google אם בחרתם להתחבר באמצעותו; סוד מוצפן של אפליקציית אימות וגיבובים של קודי שחזור.
• פרטי תשלום וחיוב, ככל שיופעלו, באמצעות ספק סליקה (פרטי כרטיס האשראי המלאים אינם נשמרים אצלנו).
• מסמכים ותבניות שהועלו, הודעות לנמענים, ופרטי הנמענים שהזנתם: שם, אימייל ומספר טלפון.
• פניות אלינו: שם, פרטי קשר ותוכן הפנייה.

מידע שנוצר במהלך חתימה

• ערכי השדות שהנמען מילא (לרבות שם, מספר תעודת זהות ותוכן חופשי), תמונת החתימה או ראשי התיבות.
• יומן אירועים: מועדי שליחה, פתיחה, שליחת קוד ואימותו, חתימה, דחייה ונימוקה; כתובת IP; סוג הדפדפן והמכשיר; וגיבוב של מזהה הדפדפן שבו אומת הקוד.
• טביעות אצבע (גיבובים) של המסמך בשלביו, וקוד האימות של המסמך.

מידע שנאסף באופן אוטומטי

• נתונים טכניים ולוגים: כתובת IP, זמני גישה, דפים ופעולות, נתוני שגיאות — לצורכי תפעול, אבטחה ומניעת שימוש לרעה.
• עוגיות ואחסון מקומי בדפדפן, כמפורט במדיניות העוגיות, ורישום של בחירת ההסכמה לעוגיות (ללא כתובת IP).

4. מטרות האיסוף והשימוש במידע

מטרת האיסוף היא מתן השירות והפעלתו. בפרט, המידע עשוי לשמש לצורך:

• מתן השירות: פתיחת חשבון וניהולו, שליחת מסמכים, הודעות ותזכורות, זיהוי נמענים, חתימה, נעילת המסמך והפקת תעודות וראיות.
• אימות מסמכים על ידי מי שמחזיק בהם, בדף האימות.
• אבטחה, מניעת הונאה ושימוש לרעה, ניטור ותחקור תקלות.
• חיוב, גבייה והנהלת חשבונות.
• תמיכה ומענה לפניות, ומשלוח הודעות שירות.
• שיפור השירות, פיתוח יכולות והפקת נתונים סטטיסטיים מצטברים שאינם מזהים.
• שליחת עדכונים ודיוור שיווקי — בכפוף להסכמה כנדרש בדין, עם אפשרות הסרה בכל עת.
• עמידה בדין, בהוראות רשויות ובהליכים משפטיים, ומימוש או הגנה על זכויות xlex.

5. האם חובה למסור את המידע

אין חובה חוקית למסור לנו מידע, ומסירתו תלויה ברצונכם ובהסכמתכם. עם זאת, ללא המידע הדרוש (למשל אימייל לפתיחת חשבון, או פרטי נמען לשליחת מסמך) לא נוכל לספק את השירות או חלק ממנו. נמען שאינו מעוניין למסור פרטים או לחתום רשאי שלא להשלים את התהליך או לדחות את המסמך.

6. למי המידע עשוי לעבור

מידע עשוי להיות מועבר לצדדים שלישיים במקרים הבאים:

• לצדדים למעטפה: השולח רואה את פרטי הנמענים, את ערכי השדות ואת יומן האירועים; כל הצדדים מקבלים את המסמך החתום ואת תעודת ההשלמה, הכוללת את שמות החותמים, אמצעי הזיהוי, כתובות IP ופרטי מכשיר.
• לנותני שירות שפועלים מטעמנו, כגון אחסון ותשתיות ענן, שליחת מיילים, שליחת SMS, סליקה, ניטור ותמיכה — במידה הדרושה למתן השירות להם.
• לשירותי חותמות זמן ועיגון: נשלחת אליהם טביעת אצבע (גיבוב) של המסמך בלבד, שאינה מאפשרת לשחזר את תוכנו.
• לרשויות ולגורמים משפטיים — כשהדין מחייב או מתיר זאת, או כדי להגן על זכויות xlex, משתמשים או צדדים שלישיים.
• במסגרת שינוי מבני — כגון מיזוג, רכישה או העברת פעילות, לגוף שימשיך לפעול לפי מדיניות זו או מדיניות דומה.

איננו מוכרים מידע אישי.

7. העברה ואחסון מחוץ לישראל

השירות פועל על תשתיות ענן, ומידע עשוי להיות מאוחסן ומעובד במדינות מחוץ לישראל, לרבות בארצות הברית, באיחוד האירופי ובבריטניה. העברת מידע כאמור נעשית בהתאם לתקנות הגנת הפרטיות (העברת מידע אל מאגרי מידע שמחוץ לגבולות המדינה), התשס״א-2001, ובכלל זה בהתחייבויות מתאימות של מקבלי המידע.

8. דף האימות הציבורי

על כל עמוד במסמך שהושלם מודפס קוד QR המוביל לדף אימות. מי שסורק אותו רואה פרטים מצומצמים: מצב המסמך, שם השולח, מועד ההשלמה ושמות החותמים כשהם מוסתרים חלקית. מי שמזין את קוד האימות המודפס על המסמך רואה גם את שם המסמך, את שמות החותמים המלאים, אמצעי הזיהוי ומועדי החתימה. העלאת קובץ לבדיקה בדף האימות של האתר מחושבת בדפדפן, והקובץ אינו נשמר אצלנו.

9. כמה זמן נשמר המידע

המידע נשמר כל עוד הוא דרוש למטרות שלשמן נאסף, ובכלל זה לאורך חיי החשבון, וכן לתקופה נוספת הדרושה לעמידה בדין, ליישוב מחלוקות, לאכיפת הסכמים ולאימות מסמכים שנחתמו. רשומות ראייתיות מינימליות (כגון גיבובים, קודי אימות, מועדים ויומני אירועים) עשויות להישמר לתקופה ארוכה יותר, כדי לשמור על שלמות שרשרת הראיות של מסמכים שנחתמו. פרטים נוספים על מחיקת מידע לאחר סיום חשבון מופיעים בתנאי השימוש.

10. אבטחת מידע

אנו נוקטים אמצעים מקובלים לאבטחת המידע, ובהם הצפנה בתעבורה, שמירת סיסמאות וקישורים כגיבוב, הצפנת סודות אימות, הגבלת הרשאות וגישה, הגבלת ניסיונות, הפרדת רשתות ותיעוד פעולות, בהתאם לתקנות הגנת הפרטיות (אבטחת מידע), התשע״ז-2017. עם זאת, אין מערכת חסינה לחלוטין, ואיננו יכולים להבטיח שהמידע לא ייחשף או ייפגע.

11. הזכויות שלכם

לכל אדם עומדת זכות העיון במידע עליו, וזכות לבקש לתקן את המידע אם אינו נכון, שלם, ברור או מעודכן:

• עיון במידע עליכם המוחזק במאגר (סעיף 13 לחוק הגנת הפרטיות, התשמ״א-1981).
• תיקון או מחיקה של מידע שאינו נכון, שלם, ברור או מעודכן (סעיף 14 לחוק).
• הסרה מדיוור — בקישור שבכל הודעה שיווקית או בפנייה אלינו.

לפניות: privacy@xlex.co.il. ייתכן שנבקש לאמת את זהותכם לפני מענה. לגבי מסמכים ונתוני נמענים — ראו סעיף 2. זכותכם להגיש תלונה לרשות להגנת הפרטיות.

12. עוגיות

אנו משתמשים בעוגיות חיוניות להתחברות, לאבטחה ולתהליך החתימה, ובכפוף להסכמתכם גם בעוגיות נוספות. פרטים במדיניות העוגיות.

13. קטינים

פתיחת חשבון מיועדת לבגירים. איננו אוספים ביודעין מידע על קטינים כמשתמשים. שולח שמבקש להחתים קטין אחראי לקבלת הסכמת האפוטרופוס כנדרש בדין.

14. שינויים ויצירת קשר

אנו רשאים לעדכן מדיניות זו מעת לעת. הנוסח המעודכן יפורסם בעמוד זה, ועל שינוי מהותי תימסר הודעה סבירה. ממונה על הגנת הפרטיות ימונה ככל שיידרש לפי דין. לכל שאלה: privacy@xlex.co.il או בטופס יצירת הקשר.