הסכם עיבוד מידע (DPA)

הסכם זה מהווה חלק מתנאי השימוש בין [שם החברה המפעילה] בע״מ ("xlex") לבין המשתמש ("הלקוח"), וחל על מידע אישי שהלקוח מעלה או שנאסף בשירות מטעמו. הוא נועד, בין היתר, לעמוד בדרישות תקנה 15 לתקנות הגנת הפרטיות (אבטחת מידע), התשע״ז-2017, לגבי מתן שירות למאגר על ידי גורם חיצוני. אין צורך לחתום עליו בנפרד; לקוח שזקוק לעותק חתום רשאי לפנות אלינו.

1. תחולה ותפקידים

לגבי מסמכים, תוכן ומידע על נמענים וחותמים ("המידע"), הלקוח הוא בעל השליטה במידע, ו-xlex היא מחזיקה/מעבדת מטעמו. לגבי מידע על חשבון הלקוח ועל משתמשיו, xlex פועלת כבעלת מאגר בהתאם למדיניות הפרטיות.

2. פרטי העיבוד

• מטרה: מתן השירות — שליחת מסמכים, זיהוי נמענים, חתימה, נעילה, אימות, תיעוד ראיות, תמיכה ואבטחה.
• סוגי מידע: שמות, אימיילים, טלפונים, ערכי שדות (לרבות מספרי זהות ותוכן חופשי), תמונות חתימה, תוכן המסמכים, כתובות IP, פרטי מכשיר ויומני אירועים.
• נושאי מידע: נמענים, חותמים, משתמשי הלקוח ומי שמופיע במסמכים.
• משך: תקופת השימוש בשירות ולאחריה בהתאם לסעיף 12.

3. עיבוד לפי הוראות

xlex תעבד את המידע לפי הוראות הלקוח כפי שהן משתקפות בתנאים, בהגדרות החשבון ובשימוש בשירות, ולמטרות המפורטות לעיל, אלא אם הדין מחייב אחרת. xlex רשאית לעבד מידע לצורך הפקת נתונים מצטברים שאינם מזהים, ולצורך אבטחת השירות ושיפורו.

4. חובות הלקוח

הלקוח אחראי לכך שיש לו בסיס חוקי לאיסוף המידע ולעיבודו, שמסר לנושאי המידע את ההודעות הנדרשות (לרבות לפי סעיף 11 לחוק הגנת הפרטיות), שקיבל הסכמות ככל שנדרשות, שהמידע שהועלה נחוץ למטרה, ושהוא עומד בחובות החלות עליו כבעל מאגר, לרבות רישום, אבטחה וזכויות נושאי מידע.

5. סודיות

xlex תגביל את הגישה למידע לעובדים ולנותני שירות שזקוקים לה לצורך מתן השירות, והם יהיו כפופים לחובת סודיות.

6. אבטחה

xlex תנקוט אמצעי אבטחה סבירים ומקובלים בהתחשב ברגישות המידע ובסיכונים, ובהם הצפנה בתעבורה, שמירת קישורים וסיסמאות כגיבוב, הצפנת סודות, בקרת גישה והרשאות, הגבלת ניסיונות, הפרדת רשתות, גיבויים ותיעוד גישה. xlex רשאית לעדכן את האמצעים מעת לעת, ובלבד שלא תופחת רמת ההגנה הכוללת באופן מהותי.

7. מעבדי משנה

הלקוח מאשר באופן כללי ל-xlex להיעזר במעבדי משנה בקטגוריות הבאות: אחסון ותשתיות ענן, מסדי נתונים, שליחת מיילים, שליחת SMS, סליקה, שירותי חותמות זמן וניטור. xlex תתקשר עמם בהסכמים הכוללים חובות הגנה מתאימות, ותישא באחריות כלפי הלקוח לעמידתם בהן, בכפוף להגבלות האחריות שבתנאים. רשימת קטגוריות עדכנית מתפרסמת במדיניות הפרטיות.

8. העברה מחוץ לישראל

המידע עשוי להיות מאוחסן ומעובד מחוץ לישראל, לרבות בארצות הברית, באיחוד האירופי ובבריטניה, בהתאם לתקנות הגנת הפרטיות (העברת מידע אל מאגרי מידע שמחוץ לגבולות המדינה), התשס״א-2001, ובהתחייבויות מתאימות של מקבלי המידע.

9. אירוע אבטחה

אם xlex תיווכח באירוע אבטחה חמור הנוגע למידע של הלקוח, היא תודיע ללקוח בלי שיהוי בלתי סביר, תמסור את המידע הסביר שבידה, ותנקוט צעדים סבירים להכלתו. הודעה כאמור אינה הודאה באחריות.

10. סיוע ובקשות של נושאי מידע

xlex תעביר ללקוח בקשה של נושא מידע הנוגעת למידע של הלקוח, ותסייע לו באופן סביר, בהתחשב באופי העיבוד, לעמוד בחובותיו. סיוע החורג מהיכולות הקיימות בשירות עשוי להיות כרוך בתשלום.

11. ביקורת

לבקשת הלקוח, ולא יותר מפעם בשנה, xlex תמסור מידע סביר על אמצעי האבטחה שלה, כגון מסמך מדיניות או תשובות לשאלון. ביקורת מעבר לכך תיעשה בתיאום מראש, על חשבון הלקוח ובכפוף לסודיות.

12. סיום והחזרת מידע

עם סיום השירות הלקוח רשאי להוריד את המידע בתוך התקופה הקבועה בתנאי השימוש, ולאחריה xlex רשאית למחוק אותו, למעט רשומות ראייתיות מינימליות ומידע שיש לשמור לפי דין, כמפורט בתנאי השימוש.

13. אחריות וסדר עדיפות

האחריות לפי הסכם זה כפופה להגבלות האחריות שבתנאי השימוש. במקרה של סתירה בעניין הגנת מידע אישי, יגבר הסכם זה. פניות: privacy@xlex.co.il.